Jeder, der schon einmal selber Events organisiert hat, kennt die Situation. Die Planung von Events ist spannend und vielseitig. Schließlich ist kein Event wie das andere. Die Organisation von Events kann aber schnell zum persönlichen Test für die eigenen Nerven und zu einer Großen Belastung werden.
Die Gründe dafür können vielschichtig sein, Fehlplanung, falsches Timing, Terminkollision, Absage von Eventlocations/Eventdienstleistern, zu wenig Anmeldungen, schlechtes Wetter, krankheitsbedingte Abwesenheiten, technische Probleme, zu wenig Personal. Um das Desaster zu vermeiden und eure Veranstaltung zu einem Riesen Erfolg zu machen, leg ich euch ans Herz eine Checkliste zu erstellen.
Worauf muss ich achten?
- Eine frühzeitige Planung.
- Dienstleister mit ins Boot holen. Gebt Aufgaben ab, so könnt ihr Stress reduzieren und Überforderungen vermeiden.
- Ein festgelegtes Budget.
- Die Bestuhlung des Raumes ist ein sehr wichtiger Faktor. Sie sollte den Veranstaltungsinhalten und Zielen entsprechend festgelegt werden.
- Die Logistik und das Equipment darf auf keiner Veranstaltung fehlen. Die beiden Punkte sind mit die wichtigsten Grundsteine, um eine Veranstaltung erfolgreich durchführen zu können.
- Die Wahl/Anzahl des Personals spielt eine sehr wichtige Rolle. Man muss dem Service Personal vertrauen können, um eine entspannte Harmonie auf dem Event zu bekommen. Die Anzahl sollte nicht zu gering sein, um kein Chaos während der Veranstaltung ausbrechen zu lassen.
Was muss ich tun?
Man sollte stets Improvisieren können. Es kann immer etwas dazwischenkommen und da sollte man einen kühlen Kopf bewahren und sich nicht aus der Ruhe bringen lassen. Die beiden letzten Wochen sind dazu da den letzten Schliff zu machen und sicherzustellen, dass alles vorbereitet ist.
Hier habe ich euch eine kleine Checkliste für eure nächste
Veranstaltung erstellt
- Abläufe definieren
- Eventlocation reservieren
- Eventdienstleister vergleichen & sich früh genug entscheiden (Catering, Unterhalter, Fotografen, Mobiliar, Technik, Transport, Deko etc.)
- Programm festlegen / Motto etc. festlegen
- Bewirtung organisieren (intern/extern), Menüs & Getränke festlegen und in entsprechender Menge organisieren
- Anreise/Abreise organisieren (Beschilderung, organisierter Transport, Fahrplan, Parkplätze etc.)
- Mobiliar/Infrastruktur (intern/extern), Technik vorgängig testen, Infrastruktur frühzeitig aufbauen
- Sicherheitskonzept erstellen (externes Personal, Notausgänge, Sanität, Sicherheitsdienst etc.)
- Promotionsmassnahmen (Einladungskarten, Werbung)
